Erstattung der Arbeitgeberaufwendungen per Datenaustausch

Der GKV-Spitzenverband hat Grundsätze für den Datenaustausch beim Antrag auf Erstattung nach dem Aufwendungsausgleichgesetz (AAG) für die Zeit ab 01.01.2010 aufgestellt. Darin hat er den Übertragungsweg, die Einzelheiten des Verfahrens sowie den Aufbau der Datensätze festgelegt. Die Teilnahme ist für die Arbeitgeber zunächst optional. Mit Wirkung vom 1. Januar 2011 wird der Datenaustausch verpflichtend.

Krankheits- und Mutterschaftsaufwendungen

Das AAG bestimmt, dass Arbeitgebern mit in der Regel nicht mehr als 30 Arbeitnehmern/Arbeitnehmerinnen das nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) an Beschäftigte fortgezahlte Arbeitsentgelt (einschließlich Arbeitgeberbeiträge) von den Einzugsstellen (Krankenkassen und Minijobzentrale) erstattet wird. Allen Unternehmen werden der nach dem Mutterschutzgesetz (MuSchG) gezahlte Zuschuss zum Mutterschaftsgeld und das bei Beschäftigungsverboten gezahlte Arbeitsentgelt erstattet. Einzelheiten zum Erstattungsverfahren haben die Spitzenverbände der Krankenkassen in einem Rundschreiben mit Stand vom 21. Dezember 2005 beschrieben.

Teilnahme am Verfahren

Ein gesonderter Antrag zur Teilnahme am maschinellen Erstattungsverfahren durch den Arbeitgeber ist nicht erforderlich. Die Arbeitgeber erstatten die maschinellen Anträge unter Angabe ihrer Betriebsnummer und der Versicherungsnummer des Arbeitnehmers. Die Versicherungsnummer wird insbesondere nicht genutzt, um Dateien danach zu ordnen oder für den Zugriff zu erschließen. Der Abgabegrund ist in den maschinellen Erstattungsanträgen zweistellig numerisch verschlüsselt. Die zutreffenden Schlüsselzahlen sind in der Anlage 2 der "Grundsätze" aufgelistet.

Automatisiertes Mitteilungsverfahren

Die Arbeitgeber können den Einzugsstellen die Anträge auf Erstattung durch gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung aus systemgeprüften Programmen oder mittels systemuntersuchter maschineller Ausfüllhilfen erstatten. Die Voraussetzungen der Systemuntersuchung ergeben sich aus den gemeinsamen Grundsätzen der Sozialversicherungsträger zur Untersuchung von Entgeltabrechnungsprogrammen und Ausfüllhilfen (Systemuntersuchung) und die Datenweiterleitung innerhalb der Sozialversicherung nach der Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung (DEÜV). Für die Datenübermittlung zwischen Arbeitgebern und den Einzugsstellen sind die genau beschriebenen Datensätze "Kommunikation" (DSKO) und "Erstattungen der Arbeitgeberaufwendungen" (DSER) mit den zugehörigen Datenbausteinen zu verwenden.

Verarbeitungsbestätigung

Die Datenannahmestelle der Einzugsstelle bestätigt dem Absender der Datenlieferung (Arbeitgeber, Steuerberater) den Eingang der Daten. Anschließend werden die Daten auf Plausibilität geprüft. Bei fehlerfreiem Abschluss der Plausibilitätsprüfung kann der Absender eine Verarbeitungsbestätigung erhalten. Diese wird dem Ersteller der Datei ausschließlich per E-Mail zugestellt. Zusätzlich soll zukünftig die Möglichkeit eingeräumt werden, die Verarbeitungsbestätigungen (positiv wie negativ) über einen sogenannten "Kommunikationsserver" abzurufen (voraussichtlich ab 01.01.2011). Fehlerhafte Datensätze und -bausteine sind zu korrigieren und erneut zu übermitteln.

Maschinelle Ausfüllhilfen

Arbeitgeber, die kein systemuntersuchtes Entgeltabrechnungsprogramm einsetzen, können die Anträge auf Erstattungen mittels systemgeprüfter maschineller Ausfüllhilfen an die Datenannahmestellen der Einzugsstellen übermitteln. Arbeitgeber, die systemgeprüfte Entgeltabrechnungsprogramme einsetzen, können für einzelne Mitteilungen auch systemgeprüfte Ausfüllhilfen nutzen. Eine maschinelle Zuführung von Daten aus den Beständen der Arbeitgeber in die Ausfüllhilfe ist nicht zulässig.

Dieser Beitrag wurde erstellt von Gisbert Kersting.