Abmahnung vor Kündigung: Was Arbeitgeber beachten müssen

Die Abmahnung ist die "gelbe Karte" im Arbeitsverhältnis und grundsätzlich Voraussetzung für eine verhaltensbedingte Kündigung. Doch bei welchen Verstößen gelten Ausnahmen? Und wie wirken sich zahlreiche Abmahnungen auf die eigentliche Warnfunktion aus?

Hand hält eine gelbe Karte hoch.Funktionen der Abmahnung
Eine Abmahnung ist nichts anderes als die Androhung einer Kündigung. Der Arbeitgeber beanstandet das Fehlverhalten eines Mitarbeiters und verbindet damit den Hinweis, im Wiederholungsfalle das Arbeitsverhältnis durch Kündigung zu beenden. Der Mitarbeiter wird an seine vertraglichen Pflichten erinnert (Hinweisfunktion) und vor Konsequenzen für das Arbeitsverhältnis bei weiterem Fehlverhalten gewarnt (Warnfunktion). Darüber hinaus hat die Abmahnung keine weitere Sanktionsfunktion: Arbeitnehmer erhalten durch eine Abmahnung also keine Strafe (das wird oft verkannt!), sondern im Gegenteil:  Sie erhalten eine zweite Chance, sich künftig vertragsgemäß zu verhalten.

Vorstufen zur Abmahnung sind alle Formen von Ratschlag, Belehrung, Vorhaltungen, Hinweise, Ermahnungen etc.: Sie enthalten – anders als die Abmahnung – (noch) keine Kündigungsandrohung und sind deshalb kündigungsrechtlich ohne entscheidende Bedeutung.

Form der Abmahnung
Die Abmahnung ist formfrei möglich. Sie kann daher auch mündlich ausgesprochen werden. Aus Beweisgründen sollten Arbeitgeber die Abmahnung allerdings stets schriftlich erteilen. Sie sollte deutlich als "Abmahnung" bzw. "Androhung einer Kündigung" bezeichnet sein.

Kündigung nur nach Abmahnung?
Die Abmahnung ist Wirksamkeitsvoraussetzung für eine auf vertragswidriges Verhalten gestützte Kündigung des Arbeitsverhältnisses. Die verhaltensbedingte Kündigungen ist dann die Reaktion darauf, dass der Mitarbeiter sein Verhalten trotz vorheriger deutlicher Warnung eben nicht gebessert hat. Die Kündigung ist sozusagen die Antwort auf eine negative Zukunftsprognose.

Aus dem Zweck der Abmahnung – Aufruf zur Verhaltensänderung – ergibt  sich auch ihr Anwendungsbereich, nämlich die verhaltensbedingte Kündigung, wenn es also um vertragswidriges Verhalten geht. Typische Beispiele sind: Zuspätkommen, Überziehen von Pausen, fehlerhaftes Arbeiten, Nichtbefolgen von Arbeitsanweisungen, verspätete Krankmeldung, Verstoß gegen Rauch -oder Alkoholverbote  im Betrieb, Beleidigung von Kollegen. Umgekehrt ist vor Ausspruch einer betriebs-, personen- oder krankheitsbedingten Kündigung – wo es nicht um ein steuerbares Verhalten geht – eine Abmahnung nicht erforderlich.

Bei schweren Verstößen können Arbeitgeber ausnahmsweise auch ohne Abmahnung die verhaltensbedingte Kündigung aussprechen. Ist durch die Schwere des Verhaltensverstoßes das Vertrauensverhältnis unwiederbringlich zerstört und ein bestimmtes Verhalten in keinem Fall hinzunehmen, so kann der Mitarbeiter in Anbetracht der Schwere des Verstoßes vom Arbeitgeber keine "zweite Chance" erwarten. Dazu zählen typischwerweise anderem Diebstahl, Unterschlagung, Betrug , Annahme von Schmiergeldern , Vortäuschen von Arbeitsunfähigkeit, Tätlichkeiten gegenüber Kollegen und Vorgesetzten, grobe Beleidigungen, unsittliches Verhalten gegenüber Kollegen, sexuelle Belästigung, Verrat von Betriebsgeheimnissen und schwere Verstöße gegen das Wettbewerbsverbot.

Achtung: Entscheidet sich der Arbeitgeber aus "Nettigkeit" dafür, zuerst doch abzumahnen, ist mit Ausspruch dieser Abmahnung für das konkret gerügte Verhalten keine Kündigung mehr möglich! Der Arbeitgeber müsste also auf eine Wiederholung bzw. einen erneuten Verstoß warten, bevor er kündigen kann.

Nur bei gleichartigen Wiederholungsfällen können Arbeitgeber nach Abmahnung kündigen. Abmahnung und Kündigungsgrund müssen "in einem inneren Zusammenhang" stehen. Hat die Abmahnung jedoch "gewirkt" und der Arbeitnehmer sein Verhalten in dem gerügten Punkt geändert, kann der Arbeitgeber bei einem anderen Vertragsverstoß nicht direkt kündigen. Er muss diesen anderen Verstoß erneut abmahnen, da dieser mit den bereits abgemahnten Verstößen in keinem Zusammenhang steht.

Der Kreis gleichartiger Vertragsverstöße darf aber auch nicht zu eng gezogen werden. Daher hat das BAG z.B. ständige Unpünktlichkeit und Verstöße gegen die Krankmeldung als Ausdruck einer „spezifischen Unzuverlässigkeit“ gewertet. Auch wenn es sich um unterschiedliche Pflichtenkreise handelt, ist keine erneute Abmahnung erforderlich.

Achtung: Wenn der Arbeitgeber zu oft abmahnt, also zu viele "zweite Chancen" gibt, kann das zum Nachteil werden. Zahlreiche Abmahnungen wegen gleichartiger Pflichtverletzungen, denen keine weiteren Konsequenzen folgen, schwächen die Warnfunktion der Abmahnung ab. Trotz eines weiteren Vertragsverstoßes kann der Arbeitgeber dann nicht kündigen. Er muss in diesen Fällen die letzte Abmahnung vor Ausspruch einer Kündigung besonders eindringlich gestalten ("Allerletzte Abmahnung!"), um klar zu machen, dass weitere Pflichtverletzungen nunmehr wirklich zum Ausspruch einer Kündigung führen.

Gegenrechte des Mitarbeiters
Abmahnungen kommen in die Personalakte. Nach einem gewissen Zeitraum – regelmäßig ca. zwei Jahre  - kann der Arbeitnehmer, wenn in der Zwischenzeit keine neuen Verstöße oder Störungen hinzukamen und er sich bewährt hat,  die Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte verlangen. Aber: Der abgemahnte Pflichtverstoß für das Arbeitsverhältnis muss mittlerweile bedeutungslos sein. Der Arbeitnehmer kann außerdem eine Gegendarstellung zu den Personalakten geben. Hält der Arbeitnehmer die Abmahnung für ungerechtfertigt, kann er schon vorher die Entfernung verlangen.

In der Praxis kommt es nicht selten zu arbeitsgerichtlichen Verfahren wegen der Abmahnung. Der Arbeitnehmer, der sich zu Unrecht sanktioniert fühlt, klagt vor dem Arbeitsgericht auf Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte. Der Arbeitgeber muss dann in der Lage sein, das gerügte Verhalten darzulegen und zu beweisen. Deshalb sind eine sorgfältige Erfassung des Sachverhalts und eine umfassende Dokumentation unerlässlich.

Autorin: Julia Zange, LL.M., Rechtsanwältin, Fachanwältin für Arbeitsrecht, Jones Day
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