Aus- und Fortbildungskosten: Was darf der Arbeitgeber zurückfordern?

Arbeitgeber benötigen qualifizierte Mitarbeiter. Diese zu finden ist nicht immer leicht. Das bringt Unternehmen dazu, Aus- und Fortbildung selbst in die Hand zu nehmen – und damit gehen sie ein teures Wagnis ein.

Wer in Bildung und Ausbildung investiert, investiert in Zukunft – und will natürlich von seinem Investment profitieren. Vom Arbeitgeber übernommene Aus- und Fortbildungskosten sind daher zu Recht an Erwartungen geknüpft. Die Qualifizierung soll sich lohnen – am Ende gar mit Geld-zurück-Garantie.

Die Frage, was ein Arbeitgeber zurückfordern darf, ist noch recht einfach zu beantworten: das weitergezahlte Arbeitsentgelt, ein Darlehen, Fahrt- und Übernachtungskosten, Prüfungsgebühren, Reisekosten, Seminargebühren, Verpflegungskosten u.v.a. – kurz: den Betrag, den er für die Aus- und Fortbildung seines Mitarbeiters aufgewendet hat.

Schwieriger ist eine Antwort auf die Frage zu finden, was ein Arbeitgeber tun muss, um sein Geld zurückzubekommen. Die Rückzahlung von Aus- und Fortbildungskosten ist gesetzlich nicht geregelt. Für Berufsausbildungsverhältnisse gilt nach § 12 Abs. 2 Nr. 1 Berufsbildungsgesetz (BBiG) sogar: "Nichtig ist eine Vereinbarung über .. die Verpflichtung Auszubildender, für die Berufsausbildung eine Entschädigung zu zahlen".

Außerhalb von BBiG-Berufsausbildungsverhältnissen ist die Rückzahlung von Aus- und Fortbildungskosten im Arbeitsrecht durchaus zulässig. Sie muss allerdings vereinbart werden. Das kann gleich im Arbeitsvertrag geschehen, aber auch noch während eines laufenden Arbeitsverhältnisses mit gesonderter Rückzahlungsvereinbarung.

Vereinbarungen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer werden in der Regel in Formularverträgen getroffen. Die Klauseln in diesen Formularverträgen sind Allgemeine Geschäftsbedingungen. Und an Allgemeine Geschäftsbedingungen stellt das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) besondere Anforderungen. Sie müssen klar und verständlich sein und dürfen den Vertragspartner des Verwenders nicht unangemessen benachteiligen.

Beispiel: Arbeitgeber A verwendet in seinen Fortbildungsverträgen die Klausel: "Die für den Arbeitnehmer übernommenen Fortbildungskosten sind bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses zurückzuzahlen." Diese Klausel ist schon deswegen unklar, weil sie keine konkreten Beendigungstatbestände enthält.

Auslegungszweifel gehen zu Lasten des Verwenders. Klauseln, die unwirksam sind, bleiben unwirksam. Sie werden von den Arbeitsgerichten nicht angepasst und auf einen zulässigen Inhalt zurückgeschnitten. Die "geltungserhaltende Reduktion .. [einer] zu weit gefassten Klausel scheidet aus. § 306 BGB sieht eine solche Rechtsfolge nicht vor. Eine Aufrechterhaltung mit eingeschränktem Inhalt wäre auch nicht mit dem Zweck der §§ 305 ff. BGB vereinbar" (BAG, 10.05.2016 – 9 AZR 434/15).

Klar und verständlich sind Rückzahlungsklauseln nur, wenn die Fälle, in denen der Arbeitnehmer die zunächst vom Arbeitgeber getragenen Kosten zurückzahlen soll, eindeutig benannt werden. Anlässe, die in die Risikosphäre des Arbeitgebers fallen, z.B. eine betriebsbedingte Kündigung, lösen keine Rückzahlungspflicht aus. In die Risikosphäre des Arbeitnehmers fällt die vorzeitige Beendigung des Arbeitsverhältnisses durch willkürliche Eigenkündigung oder durch Arbeitgeberkündigung wegen einer schwerwiegenden Vertragsverletzung.

Klar und verständlich ist dem Arbeitnehmer auch vor Augen zu halten, welche Kosten er zurückzahlen muss und wie hoch diese Kosten sind. Er muss sein Rückzahlungsrisiko abschätzen können (BAG, 06.08.2013 – 9 AZR 442/12). "Dem Transparenzgebot ist [daher] nur genügt, wenn die ggf. zu erstattenden Kosten dem Grunde und der Höhe nach im Rahmen des Möglichen angegeben sind. Dabei ist allerdings zu berücksichtigen, dass die Anforderungen, die an die Transparenz einer Rückzahlungsvereinbarung zu stellen sind, nicht überzogen sein dürfen" (BAG, 21.08.2012 – 3 AZR 698/10).

Unangemessen sind Rückzahlungsklauseln, wenn sie den Arbeitnehmer nach Fortbildungsende zu lange an das Unternehmen binden. Bei einer viermonatigen Ausbildungsdauer kann eine zweijährige "Nachbindung" durchaus zulässig sein. Bei erheblich kürzerer Aus- und Fortbildung fällt die Bindungsfrist entsprechend kürzer aus. Was angemessen ist, ist letztlich eine Frage des Einzelfalls. Abzuwägen sind auf der einen Seite die Arbeitgeberinteressen, auf der anderen die Interessen des Mitarbeiters. Ein schwieriges Unterfangen.

Das Grundrecht der Berufsfreiheit verbietet Knebelungsverträge. Aber selbst eine nur kurze Aus- und Fortbildung kann eine längere Bindung rechtfertigen, wenn der Arbeitnehmer durch die Maßnahme erhebliche Vorteile erlangt hat oder sie für den Arbeitgeber richtig teuer war. "Den möglichen Nachteilen für den Arbeitnehmer muss ein angemessener Ausgleich gegenüberstehen; der Arbeitnehmer muss mit der Ausbildungsmaßnahme eine angemessene Gegenleistung für die Rückzahlungsverpflichtung erhalten. Insgesamt muss die Erstattungspflicht – auch dem Umfang nach – dem Arbeitnehmer nach Treu und Glauben zumutbar sein" (BAG, 13.12.2011 – 3 AZR 791/09).

Ein wichtiger Punkt bei der Interessenabwägung ist der Vorteil, den der Arbeitnehmer durch seine Aus- und Fortbildung erlangt hat. Je größer dieser Vorteil für ihn ist, umso mehr kann ihm zugemutet werden, das in ihn und seine Qualifikation investierte Geld wieder zurückzuzahlen. Der Erwerb einer bloß innerbetrieblich nutzbaren Zusatzqualifikation lässt dagegen nicht mal eine Rückzahlungsvereinbarung zu (BAG, 16.01.2003 – 6 AZR 384/01). 

Bei allen zu berücksichtigenden Interessen stellt eine Rückzahlungsvereinbarung nur dann eine ausgewogene Gesamtregelung dar, "wenn es der Arbeitnehmer selbst in der Hand hat, durch eigene Betriebstreue der Rückzahlungsverpflichtung zu entgehen. Verluste aufgrund von Investitionen, die nachträglich wertlos werden, hat grundsätzlich der Arbeitgeber zu tragen. Hätte der Arbeitnehmer die in seine Aus- und Weiterbildung investierten Betriebsausgaben auch dann zu erstatten, wenn die Gründe für die vorzeitige Beendigung des Arbeitsverhältnisses ausschließlich dem Verantwortungs- und Risikobereich des Arbeitgebers zuzurechnen sind, würde er mit den Kosten einer fehlgeschlagenen Investition des Arbeitgebers belastet" (BAG, 18.03.2014 – 9 AZR 545/12).

Eine verlässliche Rückzahlungsklausel kann so aussehen: "(...) Wird das Arbeitsverhältnis nach absolvierter Fortbildung innerhalb eines Zeitraums von zwei Jahren durch eine nicht vom Arbeitgeber zu vertretende Eigenkündigung des Arbeitnehmers oder eine vom Arbeitnehmer zu vertretende Kündigung des Arbeitgebers (z.B. wegen einer schweren Verletzung seiner arbeitsvertraglicher Pflichten) beendet, hat der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber sämtliche aus Anlass der Fortbildung entstandenen Kosten von voraussichtlich ... EUR zu erstatten. Die Höhe der zu erstattenden Forderung mindert sich für jeden vollen Monat der Betriebszugehörigkeit nach absolvierter Fortbildung um 1/24."

Im Streitfall muss der Arbeitgeber darlegen und nachweisen, dass ihm die geltend gemachten Kosten tatsächlich entstanden sind. Er trägt auch das Risiko, dass seine Rückzahlungsvereinbarung einer gerichtlichen Prüfung standhält. Scheitert er, sind Mitarbeiter und Geld weg.

Autor: Dr. Heinz J. Meyerhoff, Rechtsanwalt, Fachanwalt für Arbeitsrecht, Fachanwalt für Sozialrecht, Greven/ Foto: © Zerbor - Fotolia.com