Ausschlussfristen: Der Verjährung ein Schnippchen schlagen

Die gesetzliche Verjährungsfrist nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) beträgt drei Jahre. Sie gilt für alle Ansprüche des Arbeitnehmers gegen den Arbeitgeber und umgekehrt. Das Arbeitsrecht lässt aber auch kurze individual- und kollektivvertragliche Ausschlussfristen zu. Man muss sie nur richtig nutzen.

Die gesetzliche Verjährungsfrist beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem die verjährende Forderungentstanden ist. Sie gilt für alle Ansprüche, u.a. für Lohn, Sonderzahlungen und Überstundenvergütung.

Beispiel: Im Mai 2016 macht Geselle G 25 Überstunden. Jede Überstunde ist mit einem Stundenlohn von 16,50 brutto und einem 25-prozentigen Zuschlag abzurechnen. G kann damit von Arbeitgeber A ein zusätzliches Arbeitsentgelt von (25 x 16,50 x 1,25 =) 515,63 EUR brutto fordern. Zahlt A nicht, beginnt die Verjährung der Forderung mit dem 31.12.2016 und endet mit dem 31.12.2019. G kann seine Überstundenvergütung aus Mai 2016 daher selbst im Dezember 2019 noch einfordern.

Achtung! Wird die Forderung nicht innerhalb der Verjährungsfrist durchgesetzt, ist sie vom Tisch – und zwar ersatzlos. Der Schuldner ist nach Verjährungseintritt berechtigt, die Leistung zu verweigern. 

Praxistipp: Der Verjährungseintritt wird nicht allein dadurch aufgeschoben, dass der Gläubiger seinen Anspruch innerhalb der Verjährungsfrist bloß geltend macht. Will er den Fristablauf amtlich unterbrechen, muss er noch innerhalb der Verjährungsfrist Klage erheben oder einen Mahnbescheid zustellen.

Beispiel: G aus dem Fall oben macht seine Forderung gegen A erst im Dezember 2019 geltend. Reagiert A nicht, ist G’s Anspruch mit Ablauf des 31.12.2019 erledigt. Eine rechtzeitige Klage hemmt dagegen den Verjährungsablauf.

BGB-Verjährungsfrist abkürzen

Die gesetzliche Verjährungsfrist wird allgemein für zu lang gehalten. Das Arbeitsrecht erlaubt daher seit Jahrzehnten, Ausschluss- oder Verfallfristen zu verwenden, mit denen die 3-jährige BGB-Verjährungsfrist abgekürzt wird.

Sind Arbeitgeber und Arbeitnehmer tarifgebunden, sieht in der Regel der auf ihr Arbeitsverhältnis anzuwendende Tarifvertrag Ausschluss- oder Verfallsfristen vor.

Beispiele: Der Manteltarifvertrag für das Friseurhandwerk in Bayern (MTV Bayern) sagt kurz und knackig: „Beiderseitige Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis und dessen Beendigung sind innerhalb einer Ausschlussfrist von drei Monaten nach Fälligkeit schriftlich geltend zu machen.“ Der mit Ausnahme des Saarlandes bundesweit gültige Rahmentarifvertrag für die gewerblichen Arbeitnehmer im Maler- und Lackiererhandwerk (RTV Bund) sieht vor:

„1. Alle beiderseitigen Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis und solche, die mit dem Arbeitsverhältnis in Verbindung stehen, verfallen, wenn sie nicht innerhalb von zwei Monaten nach der Fälligkeit gegenüber der anderen Vertragspartei schriftlich erhoben werden.

Lehnt die Gegenpartei den Anspruch schriftlich ab oder erklärt sie sich nicht innerhalb von zwei Wochen nach der Geltendmachung des Anspruches schriftlich, so verfällt dieser, wenn er nicht innerhalb von zwei Monaten nach der Ablehnung oder dem Fristablauf gerichtlich geltend gemacht wird. Dies gilt nicht für Zahlungsansprüche des Arbeitnehmers, die während eines Kündigungsschutzprozesses fällig werden und von dessen Ausgang abhängen. Für diese Ansprüche beginnt die Verfallfrist von zwei Monaten nach rechtskräftiger Beendigung des Kündigungsschutzverfahrens.“

(Tarifliche) Ausschlussfristen dienen der Rechtssicherheit und Rechtsklarheit. Der Schuldner soll sich frühzeitig auf die aus Gläubigersicht noch offenen Forderungen einstellen können. Ausschluss- und Verfallklauseln bewahren ihn vor der Verfolgung von Ansprüchen, „mit deren Geltendmachung er nicht rechnet und auch nicht rechnen muss“ (BAG, 18.02.2016 – 6 AZR 628/14).

Tarifverträge können einstufige (oben MTV Bayern) oder zweistufige Ausschluss- und Verfallklauseln (oben RTV Bund) vorsehen. Im ersten Fall genügt die schriftliche Geltendmachung, um die Forderung vor Ausschluss und Verfall zu retten. Im zweiten Fall wird mit der Geltendmachung bloß die erste Stufe gewahrt. Wird die Forderung dann nicht erfüllt oder abgelehnt, muss auf der zweiten Stufe die gerichtliche Durchsetzung erfolgen. 

Beispiele: (1) MTV Bayern – Frisörmeister F hat Geselle G im Juni 2016 irrtümlich 385,87 Euro zu viel überwiesen. Die 3-monatige Ausschlussfrist beginnt mit dem 30. Juni 2016 und endet am 30. September 2016. Bis dahin muss F seinen Rückzahlungsanspruch gegenüber G schriftlich einfordern. (2) RTV Bund – Malermeister M hat Lackierer L im Juli 2016 das Urlaubsgeld von 1.200 EUR versehentlich zwei Mal gezahlt. Die 2-monatige Ausschlussfrist beginnt mit dem 31. Juli 2016 und endet am 30. September 2016. L macht seinen Rückzahlungsanspruch am 26. August 2016 schriftlich geltend. Am 2. September 2016 sagt L dem M, dass er für den Fehler nichts könne und er keinen Cent zurückzahle. Jetzt muss L seinen Rückzahlungsanspruch innerhalb von zwei Monaten einklagen, also bis spätestens 2. November 2016.

Wird die Forderung innerhalb der tariflichen Ausschlussfrist geltend gemacht, ist ihr Verfall gestoppt. Danach folgt die gesetzliche Verjährung.

Beispiel: F hat seine Erstattungsforderung im vorausgehenden Beispiel rechtzeitig gegenüber G geltend gemacht. Die BGB-Verjährung tritt nun erst mit dem 31. Dezember 2019 ein. Bis dahin hat F ausreichend Zeit, seine Forderung einzuklagen.

Praxistipp: Soweit schriftliche Geltendmachung oder Ablehnung vorgesehen ist, sollte unbedingt deren Zugang dokumentiert werden. Wer als Arbeitgeber seinem Mitarbeiter das Forderungsschreiben persönlich übergibt und sich den Empfang unter Zeugen auf einer Kopie mit Datum und Unterschrift bestätigen lässt, macht alles richtig.

 Was Tarifvertragsparteien kollektivvertraglich erlaubt ist, dürfen Arbeitgeber und Arbeitnehmer individualrechtlich nur eingeschränkt.

Beispiel: Der nicht tarifgebundene Arbeitgeber A vereinbart mit seinem Betriebsleiter B im Arbeitsvertrag unter „Ausschlussfrist“: „Alle Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis und solche Ansprüche, die mit dem Arbeitsverhältnis in Verbindung stehen, sind innerhalb eines Monats nach Fälligkeit gegenüber dem anderen Vertragspartner schriftlich geltend zu machen.“

Nett gemeint, aber rechtlich nicht zu halten

Das Bundesarbeitsgericht lässt zwar arbeitsvertragliche Ausschluss- und Verfallfristen zu, sie müssen den Anspruch allerdings mindestens drei Monate bewahren. So hat das BAG beispielsweise die Klausel „(1) Alle Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis und solche, die mit ihm in Verbindung stehen, sind innerhalb von drei Monaten nach Fälligkeit schriftlich geltend zu machen. Ansprüche, die nicht innerhalb dieser Frist schriftlich geltend gemacht werden, sind verwirkt. (2) Bleibt die rechtzeitige Geltendmachung erfolglos, so muss der Anspruch innerhalb einer Frist von drei Monaten nach schriftlicher Ablehnung durch die Gegenpartei eingeklagt werden. Andernfalls ist er ebenfalls verwirkt.“ unbeanstandet gelassen (BAG, 22.08.2012 – 5 AZR 526/11). Die Klausel „Alle Ansprüche, die sich aus dem Angestelltenverhältnis ergeben, sind von den Vertragsschließenden binnen einer Frist von 6 (sechs) Wochen seit ihrer Fälligkeit schriftlich geltend zu machen und im Falle der Ablehnung durch die Gegenpartei binnen einer Frist von 4 (vier) Wochen einzuklagen.“ hat es dagegen kassiert (BAG, 25.05.2005 – 5 AZR 572/04): zu kurz, zu unangemessen.

Praxistipp: Die schriftliche Geltendmachung einer Forderung muss, soll sie kollektiv- oder individualvertragliche Ausschlussfristen wahren, so präzise formuliert sein, dass der Schuldner genau erkennen kann, was, warum und in welcher Höhe für welchen Zeitraum von ihm eingefordert wird.

Weiter setzt die Geltendmachung voraus, dass der Gläubiger den Schuldner dazu auffordert, seine Forderung zu erfüllen. Werden der Anspruch und seine näheren Umstände in dem Aufforderungsschreiben hinreichend deutlich, muss die Forderung nicht mal unbedingt in Euro und Cent beziffert werden (BAG, 13.01.2016 – 10 AZR 792/14). Besser ist das allemal. Dann haben auch die Arbeitsgerichte nichts zu beanstanden ...

Weitere Informationen und Praxisbeispiele zum Thema „Ausschlussfristen“ hält das Arbeitsrechtslexikon im Wissenspool der personalpraxis24.de bereit.

Autor: Dr. Heinz J. Meyerhoff, Rechtsanwalt, Fachanwalt für Arbeitsrecht, Fachanwalt für Sozialrecht, Greven/Foto: ©cirquedesprit-Fotolia.com