Digitale Transformation: Diese Tools braucht HR

HR ist im Zuge des Fachkräftemangels und der Arbeitswelt 4.0 zu einem erfolgsentscheidenden Faktor für Unternehmen geworden. Um seiner Rolle als digitaler Treiber gerecht werden zu können, braucht es Tools, die Prozesse für Mitarbeiter und Bewerber verbessern – und die eigene Personalarbeit effizienter machen. Was nötig ist, hängt von den individuellen Gegebenheiten ab.

Notizzettel mit der Aufschrift

Digitale Tools werden zur Pflicht

"Die Personalarbeit 2019 navigiert zwischen den Möglichkeiten digitaler Tools und verschärftem Fachkräftemangel." Damit umreißt der Bundesverband der Personalmanager (BPM) die aktuelle Herausforderung treffend: Die Ansprüche an HR wachsen, doch wie jede andere Funktion im Unternehmen brauchen auch die Personaler Zeit, um ihren Weg durch die digitale Transformation zu finden.

Die Arbeit ist vielfältig - nicht zuletzt, weil viele HRler keine IT-Experten sind und möglicherweise sogar diesen Beruf gewählt haben, um mehr mit Menschen und weniger mit Technik zu tun zu haben. Trotzdem führt daran heute kein Weg mehr vorbei. Manche Investitionen sind nötig, andere können, je nach digitalem Reifegrad und zumindest derzeit, eine zusätzliche Option sein. "Nicht alle Produkte im HR-Management müssen die Transformation von heute auf morgen vollziehen", schreibt die Beratung Deloitte dazu.

Gut für HR, gut für die Mitarbeiter

Unabdingbar für Unternehmen ist eine zeitgemäße Recruiting-Software. Das Einsatzfeld ist dankbar: Viele Prozesse lassen sich leicht automatisieren, vor allem im Massengeschäft. Gute Systeme ermöglichen es, den gesamten Prozess von der Stellenausschreibung über das Bewerbermanagement bis zum Onboarding oder zur Absage zu managen.

Im Idealfall ist der Übergang zu einem HR-Management- beziehungsweise Talent-Management-System fließend. Es kann unabhängig von Recruiting-Tools eingesetzt werden oder Teil einer HR-Gesamtlösung sein. Eine solche dürfte sich jedoch erst ab einer bestimmten Unternehmensgröße rechnen. Kleinere Unternehmen können bei einigen Anbietern die Module auswählen, die für sie sinnvoll sind. Im Einzelfall kann es für sie aber ratsamer (oder kostengünstiger) sein, flexible Einzellösungen für jene Bereiche zu nutzen, in denen sie den größten Handlungs- oder Optimierungsbedarf sehen. Über Schnittstellen ist die Anbindung an andere Software oftmals leicht herstellbar.

Ein Aspekt bei der Entscheidungsfindung sollte zudem die Möglichkeit von Self Services sein: Mit ihnen können Mitarbeiter viele Anwendungen selbst bedienen - beispielsweise, um ihre Stammdaten zu aktualisieren oder ihren Urlaubsantrag einzureichen. Sie können dadurch eigenständiger agieren, während die Personalabteilung von administrativen Aufgaben entlastet wird.

Ein komplettes HR-Management-System dient als zentrale Basis für alle mitarbeiterrelevanten Daten. Es kann beispielsweise Anwesenheits- und Urlaubszeiten, die Performance, die Gehaltsabrechnung oder den Weiterbildungspfad abbilden und verwalten. Letzterer ist besonders wichtig: Investitionen in die Qualifizierung der Beschäftigten werden weiter an Bedeutung zunehmen. Ob als Einzel- oder Gesamtlösung, ob On-Premise oder in der Cloud: An einem leistungsfähigen E-Learning-System, das den individuellen Wissensstand und Bedarf der Mitarbeiter berücksichtigt, kommt kaum ein Arbeitgeber mehr vorbei.

Wie die Umfrage HR-Tech-Trends 2019 von Rethink zeigt, haben viele, aber noch längst nicht alle Unternehmen die beschriebenen Handlungsfelder als dringend erkannt. Auf die Frage, in welchem HR-Bereich die Digitalisierung in ihren Unternehmen am weitesten fortgeschritten sei, nannten 74 Prozent administrative Tätigkeiten wie die Personalplanung oder das Abrechnungswesen. Das Recruitment und das Performance Management standen mit 56 beziehungsweise 35 Prozent auf den folgenden Plätzen. Die Talent-Akquise sowie Boni- und Incentives-Steuerung erfolgt dagegen noch meist analog.

HR-Tech-Markt ist in Bewegung

Es gibt weitere Bereiche, in denen Tech-Investitionen großen Mehrwert bringen können. KI und Predictive Analytics mögen künftig einmal dazu zählen, doch stehen dafür bisher meist weder durchweg hilfreiche Lösungen noch sinnvolle Anwendungsfälle zur Verfügung. Sehr viel aktueller sind beispielsweise Tools, die dabei helfen, die Kommunikation zu unterstützen. Je mehr sich feste Hierarchien auflösen und agile Strukturen und Prozesse eingeführt werden, desto wichtiger ist es, über Technik zu verfügen, die dies auch ermöglicht. Software, die den schnellen und zeit- sowie ortsunabhängigen Austausch fördert, ist in der Regel preisgünstig und bedeutet einen Mehrwert für alle Beschäftigten.

Hinzu kommt eine große HR-Start-up-Szene. Sie nimmt sich teilweise solchen Prozessen an, die für viele Unternehmen nicht besonders relevant sein mögen und daher keinen Platz in den großen Lösungen finden. Für bestimmte Organisationen können sie aber genau der richtige Problemlöser sein. Gero Hesse von der Agentur Territory Embrace hat 50 von ihnen vorgestellt. Dazu zählt beispielsweise MentorMe, ein berufliches Förderprogramm für junge Frauen, oder HR Instruments, das sich auf cloudbasierte Feedbacktools für die Personal-, Team- und Organisationsentwicklung spezialisiert hat.

Fazit

Nicht alles, was wünschenswert ist, ist auch möglich. Gegebenenfalls müssen erst andere Hemmschuhe aus dem Weg geräumt werden, bevor HR sich auf die Nutzung neuer Technologien konzentrieren kann. Wie eine Studie der Personalwirtschaft zum Digital Recruiting zeigt, stehen Tech-Investitionen häufig Budgetbegrenzungen im Wege. Ein Viertel der befragten Unternehmen führte zudem eine fehlende Digitalkultur als Hinderungsgrund an, gefolgt von mangelndem Fachwissen. Es schadet also nicht, die IT-Abteilung mit ins Boot zu holen. Idealerweise kann eine gemeinsame Lösung gefunden werden, von der nicht nur HR, sondern auch die anderen Unternehmensbereiche profitieren.

Autorin: David Schahinian / Foto: © WrightStudio - stock.adobe.com