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Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung - kein Prüfer mehr im Haus?

Seit Jahresbeginn 2014 wird Arbeitgebern optional ein elektronisches Verfahren angeboten, mit dem sie sämtliche für die Prüfung relevanten Daten auf elektronischem Wege übermitteln können. Für Arbeitgeber stellen sich dazu folgende Fragen: Wer kann daran teilnehmen? Wie läuft das Verfahren?

Elektronisch unterstützte BetriebsprüfungMindestens alle vier Jahre erscheinen die Prüfer der Deutschen Rentenversicherung und prüfen auf Herz und Nieren, ob  alle Aufgaben des Betriebes im Zusammenhang mit der Sozialversicherung der Mitarbeiter ordnungsgemäß erledigt wurden.

Je nach Größe des Betriebes, der Struktur des Personalwesens und der Vorbereitung der Unterlagen kann eine solche Prüfung schnell erledigt sein, sie kann aber auch Tage und Wochen dauern. Die Prüfung findet in der Regel vor Ort in den Geschäftsräumen des Betriebes statt.

Auf Basis einer gesetzlichen Grundlage wird den Arbeitgebern seit Jahresbeginn 2014 optional ein elektronisches Verfahren  angeboten. Vorausgegangen ist eine Pilotphase, bei der das neue Verfahren erprobt wurde. An der Entwicklung des  Verfahrens waren auch die Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände, die Bundessteuerberaterkammer und  die Arbeitsgemeinschaft der Softwarehersteller beteiligt.

Wer kann teilnehmen?

Teilnehmen kann grundsätzlich jeder Betrieb, dessen Softwareanbieter eine Schnittstelle für die euBP in das Abrechnungssystem integriert hat. Ob dies der Fall ist, können Sie bei Ihrem Anbieter erfragen. Die Softwareunternehmen erproben ihrerseits teilweise das neue Verfahren in einer Pilotphase, an der sich interessierte Kunden beteiligen können.

Wie läuft dieses Verfahren?

Steht eine Betriebsprüfung an, werden die erforderlichen Daten Online an die Datenstelle der Rentenversicherungsträger  in Würzburg übertragen. Der Absender erhält eine elektronische Bestätigung. Die Datensicherheit wird durch ein spezielles Verfahren, den eXTra – Standard, gewährleistet.

Die Prüfer der Rentenversicherung setzen spezielle Programme ein, um die übertragenden Daten zu analysieren, d. h. Richtigkeit und Vollständigkeit der gezahlten Sozialversicherungsbeiträge und der Meldungen zu prüfen. Zusätzliche Belege können gezielt angefordert werden. Die übertragenen Daten werden gelöscht, sobald der Bescheid über die Prüfung rechtskräftig ist.

Der persönliche Kontakt zwischen Prüfer und Betrieb soll laut Angaben der Deutschen Rentenversicherung nicht eingeschränkt  werden. Allerdings geht man davon aus, dass die maschinellen Auswertungen die Anwesenheitszeiten im Unternehmen drastisch verkürzen.

Stichwortauszug: "Betriebsprüfung - elektronisch unterstützt"

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