Herausgabe von Arbeitspapieren: So vermeiden Arbeitgeber Konflikte

Zum Ende eines Arbeitsverhältnisses ist der Arbeitgeber verpflichtet, die Arbeitspapiere des Mitarbeiters fertig zu machen und so rechtzeitig herauszugeben, dass sein Mitarbeiter sie am letzten Arbeitstag mitnehmen kann. Doch reicht es, wenn er sie nur zur Abholung bereitlegt? Und was passiert, wenn er seiner Herausgabepflicht nicht nachkommt? Eine Antwort auf diese Fragen liefert unser Beitrag.

Arten von Arbeitspapieren

Arbeitspapiere im engeren Sinn sind Papiere, die der Arbeitnehmer bei Beschäftigungsbeginn unbedingt vorlegen und der Arbeitgeber bei Beschäftigungsende unbedingt ausfüllen und herausgeben muss – z. B. die Lohnsteuerbescheinigung und der 
Sozialversicherungsnachweis.

Arbeitspapiere im weiteren Sinn sind Papiere, die dem Nachweis bestimmter Tatsachen dienen – z. B. ein Zeugnis oder ein Befähigungsnachweis. Oder Unterlagen, die bestimmte Erklärungen über den Arbeitgeber oder das Arbeitsverhältnis enthalten – z. B. der Arbeitsverhältnis-Nachweis oder die Ausgleichsquittung.

Gesetzliche Grundlagen

Bei den Arbeitspapieren vertritt die ganz herrschende Meinung die Auffassung, dass die Herausgabepflicht des Arbeitgebers auf Seiten des Arbeitnehmers eine Holschuld auslöst.

Nach § 269 Abs. 1 BGB gilt: "Ist ein Ort für die Leistung weder bestimmt noch aus den Umständen, insbesondere aus der Natur des Schuldverhältnisses, zu entnehmen, so hat die Leistung an dem Orte zu erfolgen, an welchem der Schuldner zur Zeit der Entstehung des Schuldverhältnisses seinen Wohnsitz hatte."

§ 269 Abs. 2 BGB sieht vor: "Ist die Verbindlichkeit im Gewerbebetrieb des Schuldners entstanden, so tritt, wenn der Schuldner seine gewerbliche Niederlassung an einem anderen Orte hatte, der Ort der Niederlassung an die Stelle des Wohnsitzes." Ort der Abholung ist damit in der Regel der Beschäftigungsort.

§ 269 BGB ist dispositiv. D. h., von der gesetzlichen Vorschrift kann durch Vereinbarungen der Parteien abgewichen werden. Selbstverständlich können sich die Parteien einvernehmlich darauf verständigen, dass der Arbeitgeber die Papiere zuschickt. Der Arbeitgeber kann in diesem Fall allerdings verlangen, dass sein Mitarbeiter die Kosten der Übersendung trägt.

Rechtsfolgen: Von der Klage bis zur Zwangshaft

Der Arbeitgeber trägt für die Erfüllung seiner Herausgabepflicht die Darlegungs- und Beweislast. Der Arbeitnehmer hat ihm auf Verlangen ein schriftliches Empfangsbekenntnis (= Quittung) zu erteilen (§ 368 Satz 1 BGB - die so genannte Empfangsquittung). Kommt der Arbeitgeber mit der Herausgabe in Verzug, muss er seinem Mitarbeiter die Arbeitspapiere auf eigene Kosten zustellen.

Erfüllt der Arbeitgeber seine Herausgabepflicht nicht freiwillig, kann der Arbeitnehmer ihn auf Herausgabe verklagen.

Bleibt der Arbeitgeber selbst nach seiner Verurteilung noch untätig, wird eine Zwangsvollstreckung erforderlich. Dabei gilt:

  • Geht es bloß um den Herausgabeanspruch, ist der Weg über § 883 ZPO - Herausgabe bestimmter Sachen - vorgezeichnet. Der Gerichtsvollzieher muss dem Arbeitgeber die Arbeitspapiere wegnehmen und dem Arbeitnehmer übergeben.
  • Geht es um den Anspruch auf Ausfüllung der Arbeitspapiere, ist der Weg über § 888 ZPO - unvertretbare Handlungen - zu gehen. Der Arbeitgeber muss in diesem Fall durch Zwangsgeld oder Zwangshaft dazu angehalten werden, die Arbeitspapiere auszufüllen. Diese Verpflichtung kann ihm ein Dritter nicht abnehmen.

Ein weiterer Weg bietet sich bereits im Erkenntnisverfahren nach § 61 Abs. 2 Satz 1 ArbGG an: "Spricht das Urteil die Verpflichtung zur Vornahme einer Handlung aus, so ist der Beklagte auf Antrag des Klägers zugleich für den Fall, dass die Handlung nicht binnen einer bestimmten Frist vorgenommen ist, zur Zahlung einer vom Arbeitsgericht nach freiem Ermessen festzusetzenden Entschädigung zu verurteilen.

Die Zwangsvollstreckung nach §§ 887, 888 ZPO ist in diesem Fall ausgeschlossen (§ 61 Abs. 2 Satz 2 ArbGG). Der Erfüllungsanspruch wandelt sich in einen Schadensersatzanspruch um. D. h., dass beispielsweise bei einer nicht fristgerecht ausgefüllten und herausgegebenen Lohnsteuerbescheinigung mit der Entschädigung zugleich alle Schadensersatzansprüche wegen der Nichtherausgabe - sogar die entgangene Lohnsteuererstattung - abgegolten sind (BAG, 20.02.1997 - 8 AZR 121/95).

Rechtsstreit vermeiden

Zur Eskalation muss es nicht kommen. Nimmt der Arbeitnehmer seine Arbeitspapiere bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses nicht gleich mit, sollte der Arbeitgeber ihn schriftlich unter Fristsetzung (maximal 2 Wochen) zur Abholung auffordern. Kommt er der Aufforderung nicht nach, empfiehlt es sich, die herauszugebenden Arbeitspapiere unter Zeugen in einen Umschlag zu stecken und per Post auf den Weg zu geben. Die dabei anfallenden Portokosten stehen in keinem Verhältnis zu dem finanziellen Aufwand, der durch einen Rechtsstreit vor dem Arbeitsgericht entstehen wird. 

Autor: Dr. Heinz J. Meyerhoff, Rechtsanwalt, Fachanwalt für Arbeitsrecht, Fachanwalt für Sozialrecht, Greven