Personalarbeit im Wandel: Digitalisierung als Chance

Unternehmen stehen heute mehr denn je unter dem Druck, sich zu modernisieren und nach den neuesten betriebswirtschaftlichen Konzepten und Methoden zu arbeiten. Das gilt auch für das Human Resource Management (HRM). Aber: Diese Entwicklung können HR-Abteilungen als Chance sehen.

Mit der zunehmenden Erkenntnis, dass Mitarbeiter und ihr Wissen die wichtigste Ressource eines Unternehmens darstellen, wächst auch der Anspruch an die effiziente und strategische Gestaltung der HR-Abläufe. Die "digitale Revolution" birgt dabei ein enormes Potenzial, das mit einem Wandel der Instrumente und auch der Aufgabenfelder einhergeht.

Die Digitalisierung ist verbunden mit einer ergebnisorientierten Auf- und Ablauforganisation der HR-Prozesse. Administrative Routinetätigkeiten und repetitive Abläufe können so standardisiert und automatisiert werden. Die Vernetzung der HR-Instrumente erlaubt zudem eine neue Form der Transparenz. Durch die Verknüpfung von Daten und deren strategischer Analyse kann das HRM Fakten und Zahlen liefern, die als Grundlage für Geschäftsentscheidungen dienen. Der vielfach geforderten Rolle als strategischer Partner kann somit Leben eingehaucht werden.

Der technologische Fortschritt bietet dem HRM die Chance sich neu zu definieren. Diesen Schritt können Unternehmen wagen: Die Digitalisierung macht vor dem HRM keinen Halt, sondern sorgt dafür, dass Aufgaben überdacht und zukunftsfähig ausgerichtet werden müssen.

Vor diesem Hintergrund wurde im Auftrag der ADP Employer Services GmbH eine Studie unter mehr als 50 HR-Leitern deutscher Unternehmen durchgeführt. Die zentrale Frage in der Studie lautet: Mit welchen Instrumenten und Lösungen wird die Sachbearbeitung im HRM unterstützt und wohin entwickelt sich der Trend?

Mit Blick auf die wachsenden Herausforderungen mit denen sich das HRM konfrontiert sieht, überraschen die Antworten. Sie zeigen eine deutliche Vernachlässigung der Prozessgestaltung durch den Einsatz von Softwarelösungen.

Die Umfrage zeigt auf, dass die Mehrzahl der HR-Bereiche die vorhandenen Kosten- und Qualitätspotenziale bei der Sachbearbeitung nicht heben wollen. Das Beispiel der digitalen Personalakte (eAkte) zeigt dies deutlich. Demnach arbeiten 72 Prozent der befragten HR-Leiter immer noch vorrangig mit der klassischen Personalakte in Papierform und beabsichtigen auch nicht die Einführung einer digitalen Version. Dem gegenüber stehen 12 Prozent, die eine eAkte bereits nutzen.

Ein ähnliches Ergebnis zeigt sich bei der Personalplanung und -deckung. 66 Prozent der Befragten setzen weder für das Bewerbermanagement (60 Prozent), noch für die Stellenplanung eine IT-Lösung ein und planen auch in Zukunft keine Implementierung. Ein gegenteiliger Trend zeichnet sich beim Reisekostenmanagement und der Auslagerung der Gehaltsabrechnung ab. Hier nutzt bereits knapp die Hälfte der HR-Bereiche Softwarelösungen zur Unterstützung bzw. hat den Prozess ausgelagert. Bei der Zeitwirtschaft sind es sogar 78 Prozent.

Um eine Aussage über den Nutzen der HR-Lösungen treffen zu können, wurde in der Umfrage explizit die Zufriedenheit mit den einzelnen Instrumenten abgefragt. Demnach ist die Mehrheit zufrieden mit der digitalen HR-Lösung. Der größte Unmut konnte beim Reisekostenmanagement festgestellt werden, bei dem 6 Prozent der Befragten angaben nicht zufrieden zu sein.

Der Einführung einer digitalen HR-Lösung sollte eine konkrete Kosten-Nutzen-Analyse vorweggehen. Es steht zur Diskussion, ob bei einem Kleinstunternehmen die Kosten der Einführung einer eAkte nicht den Nutzen überschreiten. Die Umfrage zeigt jedoch auf, dass die ablehnende Haltung gegenüber dem Einsatz moderner IT-Lösungen nicht in einer solchen Analyse gründet, sondern in eingefahrenen manuellen Abläufen und Unwillen.

Die Abneigung der Befragten wurde wiederholt emotional damit begründet, dass dies für die Mitarbeiter des HRM "unzumutbar" sei. Selbst in Unternehmen, deren Geschäft von der Informationstechnik abhängig ist, wird die papierbezogene Sachbearbeitung bevorzugt.

Das Fazit: Die vielbeschriebenen Potenziale der Digitalisierung werden nur ungenügend ausgeschöpft und auch die Auseinandersetzung mit den sich daraus ergebenden Möglichkeiten wird vernachlässigt.

Ja, die Einführung von IT-Lösungen ist mit Kosten und Aufwand verbunden. Und: Es werden an der einen oder anderen Stelle Herausforderungen auftreten, die nicht antizipiert wurden. Dies ist jedoch kein Grund die Rolle des Personalmanagements nicht den Anforderungen entsprechend auszurichten. Die Konsequenz wird andernfalls die Rückentwicklung des HRM hin zum Administrator sein.

Die Umfrage-Ergebnisse stehen Ihnen hier nach kostenloser Registrierung zur Verfügung.

Autor: Prof. Dr. Walter Gora, Geschäftsführer der Cisar – consulting and solutions GmbH
Foto: © tashatuvango - Fotolia.com

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