Wie Sie die Neuregelung beim steuerfreien Sachbezug nutzen

Viele Personaler setzen den 44-Euro-Sachbezug als Gehaltsextra ein. Als attraktiven Benefit können die Mitarbeiter diesen Zuschuss steuer- und sozialabgabenfrei nutzen. Doch zu Beginn des Jahres ist eine neue Regelung hierfür in Kraft getreten, die Sie bei der Gewährung des Sachbezuges berücksichtigen müssen.

Arbeitnehmer mit Atemmaske im Homeoffice

Der steuerfreie Sachbezug bleibt

Die gute Nachricht zuerst: Wenn Sie Ihren Mitarbeitern den steuer- und sozialabgabenfreien Sachbezug aktuell gewähren oder dies für die Zukunft planen, ist das weiterhin möglich. Denn dieser bleibt und dessen Gewährung wird weiterhin im Einkommensteuergesetz (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG) geregelt, hat aber eine Ergänzung erfahren. 

Nach wie vor gilt es, für den rechtssicheren Einsatz des Sachbezugs folgende Kriterien zu berücksichtigen:

  • Die Freigrenze für den monatlichen Sachbezug liegt bei 44 Euro – überschreiten Sie diese Grenze, wird der komplette Beitrag steuerpflichtig. 
  • Sie dürfen dieses "Extra" jedem Mitarbeiter, also beispielsweise auch Minijobbern, gewähren.
  • Sie dürfen den Mitarbeitern den Sachbezug nicht in bar zur Verfügung stellen – eine gesetzeskonforme Lösung sind Gutscheine und Gutscheinkarten.
  • Es gilt das Zuflussprinzip, was meint: Sie gewähren Ihren Mitarbeitern den 44-Euro-Sachbezug monatlich, dieser kann vom Angestellten aber auch angespart werden.

Kurz & knapp – Unterschied von Sachbezug & Geldleistung

Sachbezug: Arbeitslohn, der als Ware oder Dienstleistung an den Arbeitnehmer ausgegeben wird. Hierbei kann unterschieden werden zwischen steuerpflichtigen, steuerbegünstigten und steuerfreien Sachbezügen.

Geldleistung: Die vereinbarte Vergütung/ der Arbeitslohn, welcher in Geld ausgezahlt wird und grundsätzlich steuer- und sozialversicherungspflichtig ist.

Neuregelung des steuerfreien Sachbezugs

Der Bundestag und Bundesrat haben im November 2019 eine neue Regelung für Sachbezüge verabschiedet, die zum 1. Januar 2020 in Kraft getreten ist. Ohne an dieser Stelle im Detail auf den konkreten Rechtstext (siehe hierfür § 8 Abs. 1 und Abs. 2 Satz 11 EStG) einzugehen, zeige ich Ihnen vielmehr auf, unter welchen Bedingungen Sie diese Leistung rechtlich noch einsetzen können und was nicht mehr möglich ist.

Der sichere Einsatz von Gutscheinkarten – was Sie beachten müssen

Nach wie vor können Sie den steuer- und sozialabgabefreien Sachbezug in Form von Gutscheinkarten gewähren. Laut neuer Regelung müssen die Gutscheinkarten…

  1. …ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen und
  2. …Kriterien von § 2 Absatz 1 Nummer 10 a), b) oder c) des Zahlungsdiensteaufsichtgesetzes (ZAG) erfüllen.

Praxistipp: Sie können die folgenden drei verschiedenen Kategorien von Gutscheinkarten für den Sachbezug einsetzen:

  • Limitierte Netzwerke – Gutscheinkarten von Einkaufsläden, Einzelhandelsketten oder regionale City Cards (gemäß § 2 Abs. 1 Nr. 10a ZAG)
  • Limitiertes Warensortiment – Gutscheinkarten für nur eine Produktkategorie (z.B. Fashion, Kino etc.) (gemäß § 2 Abs. 1 Nr. 10b ZAG)
  • Instrumente für steuerliche und soziale Zwecke – Gutscheinkarten mit vertraglich angeschlossenem Akzeptanzwerk in Deutschland (gemäß § 2. Abs. 1 Nr. 10c ZAG), die diese 5 gesetzlichen Kriterien erfüllen:
    • Die Gutscheinkarte kann nur in Deutschland genutzt werden.
    • Das Unternehmen beauftragt einen Anbieter von Gutscheinkarten mit der Ausgabe ebendieser.
    • Sie als Unternehmen gewähren die Gutscheinkarten für einen steuerlichen Zweck - den Sachbezug im Sinne von § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG (meint: Der Sachbezug entspricht einer Höhe von monatlich bis zu 44 Euro und wird zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt).
    • Die Gutscheinkarte ermöglicht ausschließlich den Bezug von Waren und Dienstleistungen – demnach ist auch beim Umtausch keine Barauszahlung möglich.
    • Die Gutscheinkarte kann ausschließlich bei Akzeptanzstellen (also z.B. Supermärkten, Bäckern, Restaurants etc.) eingelöst werden, die direkt mit dem Emittenten (=Herausgeber der Karte) eine gewerbliche Vereinbarung (=Akzeptanzvertrag) geschlossen haben.

Checkliste: Mit diesen Tipps setzen Sie Mitarbeiter-Benefits sicher ein

Gehen Sie auf Nummer sicher und holen Sie sich bei Ihrer zuständigen Finanzbehörde eine lohnsteuerrechtliche Anrufungsauskunft ein – am besten in Rücksprache mit einem Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer. Eine Anrufungsauskunft können Sie gemäß § 42e EStG kostenlos bei Ihrem Finanzamt einholen.
Die oben dargestellten Gutscheinkarten-Kriterien geben Ihnen einen ersten Überblick, ob Ihre eingesetzten bzw. geplanten Karten alle rechtlichen Anforderungen erfüllen. Wenn dies bei allen Aspekten der Fall ist, handelt es sich um eine sogenannte Controlled-Loop Karte, die für den steuer- und sozialabgabefreien Sachbezug gültig ist. Entspricht mindestens ein Kriterium nicht diesen Vorgaben, kann die Gutscheinkarte nicht mehr für den steuerfreien Sachbezug genutzt werden.
Ob die Kaffeemaschine im Büro, der wöchentliche Obstkorb oder der Wasserspender: Solche und ähnliche Benefits bleiben in jedem Fall unbeschränkt steuerfrei und unberührt von der Neuregelung, da sie – ebenso wie das betriebliche Gesundheitsangebot (§ 3 Nr. 34 EStG) –nicht zum 44-Euro-Sachbezug gerechnet werden.
Bleiben Sie informiert: Um die Gesetzesauslegung zu konkretisieren, erlässt das Bundesministerium für Finanzen (BMF) in nächster Zeit ein Schreiben, in dem die einzelnen Sätze beziehungsweise Kriterien genauer definiert werden. Dieses Schreiben wird öffentlich einsehbar sein.

Was früher möglich war, aber heute nicht mehr: So können Sie den steuerfreien Sachbezug nicht mehr gewähren

Folgende Möglichkeiten zur Gewährung des Sachbezugs sind seit Beginn dieses Jahres nicht mehr steuer- und sozialabgabenfrei möglich, da sie unter die Einnahmen in Geld fallen, was die Neuregelung untersagt:

  • Zweckgebundene Geldleistungen: Der Arbeitnehmer bekommt einen festgelegten Betrag, um davon etwas zuvor Festgelegtes zu kaufen.
  • Nachträgliche Kostenerstattung: Der Arbeitnehmer bekommt Geld, z.B. für das Tanken, das er ausgelegt hat, vom Arbeitgeber erstattet, wenn er für diese Vorleistung einen Beleg vorlegen kann.
  • Geldsurrogate und andere Vorteile, die auf einen Geldbetrag lauten: Alle Geldersatzleistungen (z.B. Kreditkarten, Gold, Kryptowährungen), inklusive Prepaidkarten mit IBAN oder Bargeldauszahlfunktion (mit einem eigenen Konto oder PayPal-Funktion) und Gutscheinkarten, die nicht nur innerhalb eines vertraglich angeschlossenen Akzeptanznetzwerks eingesetzt werden können. 

Sie haben bis Jahresende 2019 eine dieser drei Anwendungen genutzt? Dann müssen Sie auch nun nicht auf den Sachbezug verzichten, sondern Sie können beispielsweise einfach auf eine Gutscheinkarte wechseln, die alle Kriterien erfüllt und Ihren Mitarbeitern diese zur Verfügung stellen.

Autorin: Lucia Ramminger, Director Human Resources Edenred Deutschland, verantwortet sämtliche HR Aktivitäten von Edenred an den vier deutschen Standorten München, Wiesbaden, Berlin und Hamburg. Gemeinsam mit ihrem Team betreut sie rund 160 Mitarbeiter und Führungskräfte in allen Fragen des Personalmanagements. / Foto: © ngad - AdobeStock