Mitarbeiter der Personalabteilung wissen oftmals mehr über Kollegen, als diesen bewusst ist. Ob Lebenslauf, Abmahnungen oder Gehaltszuschläge: In der Personalakte sind sie meist detailliert aufgeführt. Der tagtägliche Umgang mit sensiblen Informationen legt den Personalern besondere Sorgfaltspflichten in puncto Datenschutz auf.
Personaler tragen besonders hohe Verantwortung
Zu den Schriftstücken, die in einem Personalbüro einem besonderen Schutz unterliegen, zählen vor allem die Personalakten. Ihr Inhalt ist strikt vertraulich zu behandeln. Der Arbeitnehmer hat das Recht, seine Personalakte einzusehen und dabei ein Betriebsratsmitglied oder einen Anwalt hinzuzuziehen. Verschafft sich ein Unberechtigter Zugang zur Personalakte, ist dies aufgrund des begangenen Vertrauensbruchs ein Grund zur fristlosen Kündigung. Die im Betrieb mit der Verarbeitung von Daten betrauten Mitarbeiter sind nach dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) bei der Aufnahme ihrer Tätigkeit auf das Datengeheimnis zu verpflichten.
Trotzdem herrscht unter Personalsachbearbeitern aufgrund der sich ständig weiterentwickelnden Rechtsprechung mitunter Unsicherheit darüber, was erlaubt ist und was nicht. So ist der Begriff Personalakte nicht verbindlich definiert. Der Arbeitgeber ist noch nicht einmal verpflichtet, solch eine Akte zu führen. Entscheidet er sich dafür, muss er die einschlägigen gesetzlichen Vorgaben einhalten. Kommentare zur Privatsphäre oder zum Arbeitsverhalten haben darin also nichts zu suchen.
Unterschiedliche Stufen der Geheimhaltung
Aus den Vorgaben des BDSG und dem Recht auf informationelle Selbstbestimmung ergibt sich, dass der Arbeitgeber Sorge dafür zu tragen hat, dass der Kreis der Mitarbeiter, die auf die Personalakten zugreifen können und müssen, möglichst klein gehalten wird, und die Informationen vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. Letzteres kann beispielsweise durch abschließbare Schränke oder Zugriffsberechtigungen gewährleistet werden. Personalbüros sollten darüber hinaus bei Unsicherheiten den betrieblichen Datenschutzbeauftragten zu Rate ziehen, sofern das Unternehmen verpflichtet ist, einen solchen Fachmann zu bestellen. Wie komplex die Gemengelage in der Praxis sein kann, zeigen zwei Gerichtsurteile. So sind einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts (Az.: 9 AZR 271/06) zufolge besonders sensible Daten, wie in dem verhandelten Fall etwa über eine Alkoholerkrankung, zusätzlich vor „zufälliger Kenntnisnahme“ zu schützen. Dieser Teil der Akte unterliege einer besonderen Geheimhaltung, der etwa durch eine separate Akte oder der Aufbewahrung der fraglichen Dokumente in verschlossenen Umschlägen Genüge getan werde.
Dass der Datenschutz nicht nur auf die Personalakte beschränkt ist, zeigt das Landesarbeitsgericht Berlin-Brandenburg (Az.: TaBV 1318/12). Ein Betriebsratsmitglied wurde auf Antrag des Arbeitgebers aus dem Gremium ausgeschlossen. Der Grund: Um an Informationen für seine Betriebsratstätigkeit zu gelangen, griff er wiederholt auf das im Betrieb verwendete Personal-Informationssystem zu. Dies sei „eine grobe Verletzung betriebsverfassungsrechtlicher Pflichten“, urteilten die Richter.
Neues Gesetz ist in Arbeit
Das BDSG soll bereits seit einigen Jahren um einen Abschnitt zum Beschäftigtendatenschutz ergänzt werden. Nach mehreren gescheiterten Anläufen, die Vorlage durch den Bundestag zu bringen, ist eine Verabschiedung noch in dieser Legislaturperiode nahezu ausgeschlossen. Hauptgrund für die anhaltenden Diskussionen sind die widersprüchlichen Interessen von Arbeitgebern und Arbeitnehmern, beispielsweise in puncto Videoüberwachung. Kritisiert wurde wiederholt, dass der Entwurf zu weniger statt zu mehr Datenschutz für die Arbeitnehmer führe. Wesentliche Fragestellungen würden entweder nicht geklärt oder seien derart allgemein formuliert, dass ein erheblicher Ermessensspielraum bestehe. Dies führe nicht zu mehr Rechtssicherheit, sondern höhle vielmehr die Arbeitnehmerrechte aus.
