Schriftform, Unterschrift, Zugang: Formalien der Kündigung

Arbeitsverhältnisse können durch den Ausspruch einer Kündigung beendet werden – sei es durch den Arbeitnehmer oder Arbeitgeber. Der Arbeitgeber benötigt in der Regel einen Kündigungsgrund (soziale Rechtfertigung). Selbst wenn dieser vorliegt, ist damit noch nicht alles getan: es sind stets auch die formalen Voraussetzungen zu beachten. Doch in der Praxis kommt es dabei häufig zu Fehlern. Die Folge: Die Kündigung ist unwirksam. Was Sie bei einer Kündigung beachten und welche Formfehler Sie vermeiden sollten, erklärt Julia Zange.

Schriftform ist grundsätzlich vorgeschrieben
Nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) bedarf die Kündigung zu ihrer Wirksamkeit der „Schriftform“. Zwar scheint die Schriftform auf den ersten Blick einfach und eindeutig. Dennoch landen regelmäßig solche Fälle vor den Arbeitsgerichten, in denen es um die Formwirksamkeit einer Kündigung geht und um die Frage, ob ausreichende Schriftform eingehalten wurde.

Schriftform bedeutet: Die Kündigung muss per Kündigungsschreiben erfolgen, also per schriftlicher Urkunde bzw. einem „Stück Papier“. Es reicht nicht aus, wenn der Arbeitgeber seine Kündigung per Email, per SMS oder per Fax übermittelt.

Darüber hinaus muss das Kündigungsschreiben ordnungsgemäß unterzeichnet sein. Nach § 126 Abs. 1 BGB muss der Arbeitgeber bzw. derjenige, der die Kündigung wirksam aussprechen darf, das Kündigungsschreiben eigenhändig durch Unterschrift mit Namen unterzeichnen. Eine eingescannte Unterschrift reicht nicht aus. Die Kündigung ist mit vollen Namen zu unterzeichnen, eine Paraphe oder ein Handzeichen reicht nicht aus.

Bevollmächtigte Vertreter dürfen Kündigung unterzeichnen
Möchte der Arbeitgeber ein Beschäftigungsverhältnis beenden, muss er dem Arbeitnehmer die Kündigung erklären. Dementsprechend hat er selbst – bzw. bei juristischen Personen deren gesetzlicher/organschaftlicher Vertreter, also etwa bei einer GmbH der eingetragenen Geschäftsführer – die Kündigung zu unterzeichnen.

Allerdings wird der Geschäftsführer zum Unterzeichnen nicht immer verfügbar sein. Es besteht die Möglichkeit, dass ein bevollmächtigter Vertreter die Kündigung unterzeichnet. Voraussetzung dafür: Der Arbeitgeber (also: der Geschäftsführer) hat dem Vertreter die erforderliche Vertretungsmacht erteilt und dieser handelt auch im Namen seines Arbeitgebers. Handelt der Unterzeichner, also derjenige, der die Kündigung ausspricht, ohne Vertretungsmacht, ist die Kündigung unwirksam.

Die Vertretungsmacht wird i.d.R. mit dem Kürzel „i.V.“ (in Vertretung) kenntlich gemacht. Achtung: Der Zusatz „i.A.“ (im Auftrag) reicht nicht aus, da ein Auftrag im strengen Rechtssinne etwas anderes ist als eine Vertretung! „Im Auftrag“ legt die Rechtsprechung jedoch im Einzelfall zugunsten des falsch unterzeichnenden Vertreters und damit zugunsten des Arbeitgebers korrigierend als Vertretung aus (BAG, Urt. v. 20.9.2006 – 2 AZR 82/06).Der Arbeitnehmer muss bei einem Fall der Vertretung die Vertretungsmacht identifizieren können. Der (bevollmächtigte) Vertreter muss die Vollmacht nachweisen, und zwar muss er mit dem Kündigungsschreiben eine Vollmachtsurkunde im Original vorlegen. Andernfalls hat der Arbeitnehmer die Möglichkeit, die Kündigung nach § 174 Satz 2 BGB unverzüglich zurückzuweisen. Dies führt dann trotz eigentlich ordnungsgemäßer Vertretung des Arbeitgebers dazu, dass die Kündigung unwirksam ist! Allerdings ist die Zurückweisung ausgeschlossen, wenn die Vertretungsmacht keinen besonderen Nachweis erfordert. Das ist bspw. der Fall, wenn sie aufgrund der Stellung des Vertreters offenkundig ist, etwa typischerweise bei dem Leiter der Personalabteilung; nicht hingegen ohne weiteres bei dem Vorgesetzten.

Übergabe, Bote, Einwurfeinschreiben
Die Kündigung wird erst wirksam, wenn sie dem Arbeitnehmer zugeht. Der sicherste und einfachste Weg: Eine dritte Person (Personalabteilung, oder der Vorgesetze) übergibt dem Mitarbeiter das von der richtigen Person ordnungsgemäß unterzeichnete Schreiben persönlich, und lässt sich vom Arbeitnehmer den Empfang durch Unterschrift bestätigen. Allerdings möchten Arbeitnehmer den Erhalt durch Unterschrift nicht immer bestätigen, aus Sorge, dadurch die Kündigung quasi zu akzeptieren. Die übergebende Person muss im Zweifel die Übergabe als Zeuge bestätigen können.

Ist der Arbeitnehmer – ggf. für längere Zeit (Krankheit, Urlaub) – nicht im Betrieb, muss der Zugang dadurch bewirkt werden, dass ihm das Kündigungsschreiben an die Privatadresse geschickt wird. Eine Person aus dem Betrieb kann – als Bote – bei dem Arbeitnehmer zu Hause zu klingeln und ihm das Schreiben aushändigen, oder es jedenfalls in seinen Briefkasten werfen. Mit Einwurf in den Hausbriefkasten gilt der Zugang als bewirkt, und zwar spätestens zu dem Zeitpunkt, zu dem regelmäßig mit der Leerung gerechnet werden kann (früher Nachmittag; bei Einwurf erst am Abend ist vom Zugang am folgenden Tag auszugehen).Um im Streitfall den Zugang nachzuweisen, muss der Arbeitgeber den Einwurf in den Briefkasten und den Zeitpunkt des Einwurfs beweisen. Dazu sollte die Zustellung dokumentiert werden: Privater Botendienst/Kurierdienst, Fahrer bzw. Zusteller, Datum und Zeitpunkt des Einwurfs. Der Zusteller kann bei Bestreiten des Zugangs als Zeuge zu nennen.

Ähnlich ist die Kündigung per Einwurfeinschreiben: Der Postmitarbeiter wirft das Schreiben in den Briefkasten ein, zusätzlich dokumentiert er Datum und Uhrzeit des Einwurfs. Die genauen Auslieferungsdaten kann der Arbeitgeber dann bei der Post erfragen, und der Zusteller kann als Zeuge dienen.

Abzuraten ist hingegen von Übergabeeinschreiben bzw. Einschreiben mit Rückschein. Für den Zugang kommt es grundsätzlich darauf an, wann der Mitarbeiter das Kündigungsschreiben tatsächlich in den Händen hält. Der bloße Benachrichtigungszettel, den der Postzusteller im Briefkasten hinterlässt, ersetzt den Zugang nicht. Solange der Arbeitnehmer das Schreiben nicht bei der Post abholt, ist es grundsätzlich nicht zugegangen. Dies kann für die Einhaltung von Kündigungsfristen eine wesentliche Rolle spielen.