Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist seit etwa zweieinhalb Jahren verpflichtend einzuhalten. Die Personalabteilungen waren und sind davon besonders betroffen, weil sie mit einer Vielzahl an persönlichen Daten arbeiten. Rechtsanwältin Katharina Schumann von der Kanzlei Lehner und Kollegen beschreibt bei der Jobbörse Careerbuilder, worauf in der Praxis besonders zu achten ist.

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist seit etwa zweieinhalb Jahren verpflichtend einzuhalten. Die Personalabteilungen waren und sind davon besonders betroffen, weil sie mit einer Vielzahl an persönlichen Daten arbeiten. Rechtsanwältin Katharina Schumann von der Kanzlei Lehner und Kollegen beschreibt bei der Jobbörse Careerbuilder, worauf in der Praxis besonders zu achten ist.

So stellt die Verordnung unter anderem hohe Ansprüche an die Speicherfrist von Bewerberdaten. Bewerber müssen bei Eingang der Unterlagen über die Art der Datenerhebung informiert werden. Die Dokumente müssen gelöscht werden, sobald die Stelle besetzt ist, sie nicht mehr besetzt wird oder der betroffene Bewerber aus dem Rennen ist. Allerdings könnte dieser noch wegen einer angeblichen Benachteiligung klagen. Daher liege eine gerechtfertigte Aufbewahrungsfrist „wohl bei circa drei Monaten“, da die Klagefrist zwei Monate beträgt. Will der Arbeitgeber die Bewerbungsunterlagen länger aufbewahren, muss er eine schriftliche Einwilligung des Bewerbers einholen.

Active Sourcing dürfte nach Einschätzung der Fachanwältin für Arbeitsrecht weiterhin möglich sein. Wirtschaftliche Interessen seien grundsätzlich geeignet dafür, eine Datenverarbeitung nach dem Verordnungstext zu rechtfertigen – die Notwendigkeit der Personalbeschaffung sei ein wirtschaftliches Interesse. Insoweit habe sich an der grundsätzlichen Zulässigkeit einer Verarbeitung von im Internet öffentlich gemachten Daten eines potentiellen Kandidaten zu Sourcing-Zwecken nichts gravierend geändert.

Kleinere Unternehmen, die keine automatisierten Prozesse nutzen, sollten aufpassen, nicht dem Irrglauben zu unterliegen, dass sie die Verordnung nicht betrifft. Denn die entsprechenden Passagen des neuen Bundesdatenschutzgesetzes sind auch anzuwenden, wenn personenbezogene Daten von Beschäftigten verarbeitet werden, ohne dass sie in einem Dateisystem gespeichert sind oder werden sollen. Die Einwilligung dazu bedarf der Schriftform. Der Arbeitgeber habe die beschäftigte Person über den Zweck der Datenverarbeitung und über ihr Widerrufsrecht in Textform aufzuklären, so Schumann, die bei Careerbuilder außerdem Tipps zum Verfassen einer neuen, DSGVO-konformen Datenschutzerklärung gibt.

Dieser Beitrag wurde erstellt von David Schahinian.

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